Eine Konferenz bietet weitaus mehr als den bloßen Wissenstransfer zwischen Vortragenden und Zuhörenden. Sie dient dem persönlichen Austausch. Sie soll motivieren und inspirieren. Sie stärkt die Gemeinschaft, pflegt Beziehungen und knüpft Kontakte.
Durch die Digitalisierung (und spätestens seit der Coronapandemie) verdrängen Online-Konferenzen hier und dort die klassische Präsenzkonferenz. Beide Konferenzen haben ihre Vor- und Nachteile. Wir stellen sie gegenüber.
Kostengünstig und ubiquitär: Vor- und Nachteile von Online-Konferenzen
Online-Konferenzen bieten den offensichtlichen Vorteil der Ubiquität, sprich Ortsunabhängigkeit. Sie sind nicht an einen Standort gebunden, sondern können bei stabiler Internetverbindung von überall aus verfolgt werden. Teilnehmer:innen sparen sich die Reisezeiten sowie eventuelle Kosten für Transport und Unterkunft. Neben dieser Flexibilität bieten sie dem Veranstalter eine Ersparnis der Kosten, da keine Miete für die Location und etwaiges Equipment und keine Bezahlung des Personals anfällt.
Die Technik kann bei Online-Konferenzen allerdings schnell große Probleme bereiten. Dann etwa, wenn die Internetverbindung oder die verwendete Software Störungen aufweist. Noch dazu besteht das Risiko, dass unautorisierte Personen Zugang zu den Gesprächen erlangen. Ein großes Problemkind der Online-Welt ist die mangelnde Interaktion sowie Aufmerksamkeit. Es ist nicht nur schwieriger, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen aufrechtzuerhalten, sondern auch überhaupt eine Verbindung zwischen ihnen aufzubauen. Gespräche sind in der Regel weniger spontan und informell.
Während die Vorträge der Expert:innen die Grundlage zur Teilnahme einer Konferenz bilden, bietet das Networking den wirklichen Mehrwert einer Konferenz. Es bietet die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen zu pflegen, sich mit anderen Fachleuten der Branche zu vernetzen, potenzielle Kund:innen oder Partner:innen zu treffen und sogar die Karrieremöglichkeiten zu verbessern. So einfach und komfortabel digitale Konferenzen auch sein mögen, so fehlt hier klar das reale Aufeinandertreffen von Menschen. Alle bleiben in ihrer gewohnten Sphäre: allein vor dem Laptop.
Aufmerksamkeit und Interaktion: Vor- und Nachteile von Präsenzkonferenzen
Präsenzkonferenzen bieten den Vorteil des persönlichen Kontakts. Dieser macht es einfacher, eine persönliche Beziehung zwischen den Teilnehmer:innen aufzubauen und lenkt verschiedenste Gespräche in die gewollt spontane und informelle Richtung. Eine Präsenzveranstaltung führt somit zu einer direkteren Interaktion mit einem größeren Austausch an Ideen und Feedback und sorgt wegen weniger Ablenkungen für eine bessere Aufmerksamkeit und Konzentration.
Als Nachteil von Präsenzkonferenzen lassen sich die bei den Online-Konferenzen als Ersparnis angeführten Kosten erwähnen. Präsenzkonferenzen sind wegen der eventuellen Anreise und Unterkunft der Teilnehmer:innen, der Location- und Equipment-Miete und der Personalbezahlung häufig teurer als Online-Konferenzen. Noch dazu sind sie wegen des Aufbaus und der Planung zeitintensiver. Zudem ist die Anzahl der Teilnehmer:innen aufgrund des zur Verfügung stehenden Raums begrenzt. Reise- und Übernachtungskosten können eine hohe Umweltbelastung verursachen.
Letztendlich hängt die Wahl zwischen einer Online- und einer Präsenzkonferenz von verschiedenen Faktoren wie dem Zweck, den verfügbaren Ressourcen und dem Standort der Teilnehmer:innen ab. Häufig dient auch die Kombination beider Varianten als guter Kompromiss.
